Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

Onze vereniging heeft hiervoor een set regels opgesteld. Deze regels bepalen welke gegevens de vereniging in haar bestanden registreert en waar deze bestanden zich bevinden.

Daarnaast moet de vereniging een aantal gegevens delen met de Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO (KNV EHBO) voor de Digitale Leden Administratie (DLA/Gengko). Zie verder het jaarverslag voor meer informatie.
Bijgevoegde link verwijst naar het Privacy/AVG reglement van de KNV EHBO:
koninklijke-ehbo.nl/contact/privacyreglement/

Tevens staan een aantal gegevens geregistreerd bij het Oranje Kruis. Het Oranje Kruis is een onafhankelijke organisatie op het gebied van Eerste Hulp. Zij is als enige verantwoordelijk is voor o.a. het afnemen van examens en het uitreiken en verlengen van de EHBO diploma’s en EHBO pasjes. Zie verder het jaarverslag voor meer informatie.
Bijgevoegde link verwijst naar het Privacy/AVG reglement van de Oranje Kruis: www.ehbo.nl/over-ons/

Wat wordt in onze vereniging waar bijgehouden

De secretaris registreert een aantal gegevens van de leden, benodigd voor het voeren van de ledenadministratie, als volgt:

• *Uw NAW-gegevens, t.b.v. de landelijke registratie, maar ook om u schriftelijk te kunnen bereiken, indien nodig;
• *Uw geboortedatum, in verband met de vermelding op het EHBO diploma. Dit gegeven is ook benodigd ter controle van uw diploma op de portal van het Oranje Kruis;
• *Uw telefoonnummer en e-mailadres, om contact met u op te nemen (op korte termijn, bijvoorbeeld bij het uitvallen van een les, om te corresponderen over diensten etc.);
• *Uw diplomanummer, datum van het examen en ‘geldig tot’ datum, om de tijdig de verlenging van uw diploma te regelen en waar nodig ook de certificaten;
• Uw aanwezigheid bij de herhalingslessen, zodat de hiervoor aangewezen instructeur(s) een oordeel kan/kunnen vellen over het al dan niet verlengen van het diploma;
• Uw aanwezigheid bij Algemene Ledenvergadering, onder meer om in geval van besluitvorming aan te kunnen tonen dat bij meerderheid van stemmen is besloten;
• *De datum waarop u lid bent geworden van de vereniging en de datum waarop u examen heeft gedaan (i.v.m. jubilea);
• *De datum waarop u instructeur, LOTUS of bestuurslid bent geworden, in verband met jubilea;
• *Uw voorkeur voor het ontvangen van mail over diensten;
• *Registratie dat u een wijkpost heeft, zodat wij – op basis van het aantal wijkposten – aanspraak kunnen maken op subsidie;
• *De groep waarin u bent ingedeeld voor de herhalingslessen, om u gericht te kunnen benaderen bij wijzigingen, om de passende presentielijst te kunnen maken, maar ook om een evenredige verdeling van de leden over de groepen te bewaken.

De gegevens, gemarkeerd met een *, staan in een Excel overzicht (wachtwoord beveiligd) dat de secretaris beheert. Dit overzicht wordt gedeeld met de bestuursleden.

De niet gemarkeerde gegevens worden ook bijgehouden in een Excel overzicht (wachtwoord beveiligd) door de secretaris, en worden gedeeld met de instructeurs.

Buiten deze gegevens is uw bankrekeningnummer bekend bij de penningmeester, vanwege het betalingsverkeer. Dit gegeven wordt niet vastgelegd en/of binnen het bestuur gedeeld.

De diverse bestanden worden bijgehouden op computers met diverse beveiligingssoftware. Dit geldt ook voor de Back-ups van deze bestanden.

De onderstreepte gegevens (en alleen deze gegevens!) staan noodzakelijkerwijs ook in de Digitale Ledenadministratie van de KNV EHBO. Deze gegevens zijn niet inzichtelijk voor anderen dan voor het bestuur van de afdeling Bergen op Zoom. Echter, omdat deze online staan, heeft het bestuur ervoor gekozen de registratie online tot het minimaal noodzakelijke te beperken.

Om te voorkomen dat uw gegevens buiten het bestuur bekend worden, worden e-mails BCC verstuurd om te voorkomen dat anderen uw mailadres kunnen lezen.

Bestuursleden tekenen bij aanvang van hun functie een geheimhoudingsverklaring waarin zij onder andere verklaren dat de gegevens niet worden gedeeld met derden zonder uw uitdrukkelijke toestemming, dat informatie die binnen het bestuur wordt gedeeld niet naar buiten wordt gebracht en dat na beëindiging van de functie de ontvangen gegevens worden ingeleverd of vernietigd. Zie verder het Beleidsplan voor meer informatie.

De vereniging houdt geen bijzondere persoonsgegevens bij, waaronder persoonsgegevens van gevoelige aard worden bedoeld als godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksueel leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij en dergelijke. Dit is alleen toegestaan als u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Dit zou het geval kunnen zijn bij een medische ‘aandoening’, waarbij u het van belang vindt dat anderen op de hoogte zijn van die aandoening in verband met eventueel te verlenen hulp. In voorkomend geval wordt u verzocht contact op te nemen met een bestuurslid.